# HEFESTO — Manual de Negócios

**Sistema de Controle Orçamentário para Facilities**

Versão 1.0 | Fevereiro 2025

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## 1. Visão Geral do Produto

O **HEFESTO** é uma plataforma web para gestão integrada de Facilities, cobrindo todo o ciclo de vida de uma demanda de serviço — da abertura até a avaliação pós-execução — com controle orçamentário, workflow de aprovações e gestão de fornecedores.

O nome faz referência a **Hefesto**, o deus grego da forja e da construção, simbolizando a solidez e precisão que o sistema traz à gestão de instalações e infraestrutura.

## 2. Problema que Resolve

### Cenário Atual (sem HEFESTO)

A gestão de Facilities em empresas de médio e grande porte sofre com:

- **Demandas por e-mail e WhatsApp:** Solicitações de manutenção, reformas e serviços chegam de forma desorganizada, sem rastreabilidade
- **Propostas em planilhas Excel:** Comparação manual de cotações, sujeita a erros e vieses
- **Orçamento sem visibilidade:** Gestores não sabem quanto já gastaram vs. quanto planejaram até consultar o financeiro
- **Aprovações por e-mail:** Cadeia de aprovação informal, sem registro de quem aprovou o quê e quando
- **Fornecedores sem controle:** Certidões vencidas, avaliações subjetivas, concentração em poucos prestadores
- **Zero rastreabilidade:** Impossível saber o status de uma demanda sem ligar para alguém

### Com o HEFESTO

| Antes | Depois |
|---|---|
| Demanda por e-mail | Formulário digital com SLA automático |
| Planilha de cotação | Comparativo automático com equalização |
| Aprovação informal | Workflow com alçadas e registro completo |
| Orçamento no escuro | Dashboard em tempo real, planejado vs. realizado |
| Fornecedor sem controle | Cadastro com certidões, rating e histórico |
| Sem visibilidade | Painel executivo com KPIs e alertas |

## 3. Perfis de Usuário e Jornadas

### 3.1 Solicitante

**Quem é:** Gerente de unidade, coordenador, colaborador que identifica uma necessidade.

**Jornada típica:**
1. Faz login no HEFESTO
2. Abre nova demanda descrevendo o serviço necessário
3. Seleciona local, categoria e prioridade
4. Acompanha o status da demanda em tempo real
5. Recebe notificações de cada mudança de status
6. Avalia o serviço após conclusão

### 3.2 Gestor de Facilities

**Quem é:** Profissional responsável pela operação de Facilities.

**Jornada típica:**
1. Visualiza dashboard com demandas pendentes e indicadores
2. Analisa e complementa o escopo das demandas recebidas
3. Seleciona fornecedores e envia pedidos de cotação
4. Recebe e compara propostas (com auxílio de OCR e equalização)
5. Seleciona a melhor proposta e encaminha para aprovação
6. Após aprovação, emite Ordem de Serviço
7. Acompanha execução e prazos
8. Registra conclusão e solicita avaliação

### 3.3 Aprovador Financeiro

**Quem é:** Controller, gerente financeiro, analista de orçamento.

**Jornada típica:**
1. Recebe notificação de demanda aguardando aprovação financeira
2. Analisa valor vs. orçamento disponível no centro de custo
3. Consulta comparativo de propostas e justificativa
4. Aprova, rejeita ou devolve para correção
5. Monitora orçamento planejado vs. realizado

### 3.4 Diretoria

**Quem é:** Diretor de operações, CFO, CEO.

**Jornada típica:**
1. Aprova demandas de alto valor (acima da alçada do financeiro)
2. Acompanha dashboard executivo com visão macro
3. Analisa tendências de gastos e projeções

### 3.5 Fornecedor

**Quem é:** Prestador de serviços cadastrado no sistema.

**Jornada típica:**
1. Recebe convite de cotação por e-mail
2. Acessa o HEFESTO e submete proposta com valores e documentos
3. Acompanha se foi selecionado
4. Recebe Ordem de Serviço
5. Registra conclusão do trabalho

### 3.6 Admin

**Quem é:** Administrador do sistema (TI ou gestor principal).

**Jornada típica:**
1. Configura locais, centros de custo e categorias
2. Gerencia usuários e perfis de acesso
3. Define alçadas de aprovação
4. Monitora audit log e saúde do sistema

## 4. Fluxo Completo de uma Demanda

```
┌──────────┐    ┌──────────┐    ┌──────────┐    ┌──────────────┐
│ ABERTURA │───►│  ESCOPO  │───►│ COTAÇÃO  │───►│  PROPOSTAS   │
│          │    │          │    │          │    │  RECEBIDAS   │
└──────────┘    └──────────┘    └──────────┘    └──────┬───────┘
Solicitante     Gestor Fac.     Gestor Fac.           │
                                                       ▼
┌──────────┐    ┌──────────┐    ┌──────────┐    ┌──────────────┐
│AVALIAÇÃO │◄───│CONCLUÍDA │◄───│EXECUÇÃO  │◄───│  APROVAÇÃO   │
│          │    │          │    │          │    │  (Workflow)   │
└──────────┘    └──────────┘    └──────────┘    └──────────────┘
Solicitante     Gestor Fac.     Fornecedor      Financ./Diret.
```

### Etapas Detalhadas

1. **Abertura:** Solicitante descreve a necessidade, seleciona local, categoria e prioridade
2. **Escopo:** Gestor de Facilities detalha os itens de linha, quantidades e especificações técnicas
3. **Cotação:** Gestor seleciona 3+ fornecedores e envia convite de cotação
4. **Propostas Recebidas:** Fornecedores submetem suas propostas com valores e documentos
5. **Comparação:** Sistema gera quadro comparativo automático com equalização de itens
6. **Aprovação:** Demanda segue workflow de alçadas conforme valor total
7. **Ordem de Serviço:** Após aprovação, OS é emitida automaticamente para o fornecedor selecionado
8. **Execução:** Fornecedor executa o serviço; gestor acompanha prazos e SLA
9. **Avaliação:** Solicitante e gestor avaliam qualidade, prazo e comunicação do fornecedor

## 5. Funcionalidades por Módulo

### 5.1 Dashboard
- KPIs em tempo real (demandas abertas, em aprovação, gastos do mês)
- Gráfico de gastos por local e categoria
- Evolução mensal de gastos (planejado vs. realizado)
- Ranking de fornecedores por nota
- Indicadores de SLA (% dentro do prazo)
- Alertas de certidões vencendo e orçamento estourando

### 5.2 Demandas
- Criação com formulário guiado (wizard)
- Itens de linha com quantidade, unidade e valor estimado
- Filtros por status, local, categoria, período e responsável
- Timeline visual de cada demanda
- Anexos e comentários

### 5.3 Propostas
- Submissão pelo fornecedor com upload de documentos
- **OCR automático:** Extração de valores de propostas em PDF/imagem
- **Equalização automática:** Normalização de itens para comparação justa
- Quadro comparativo lado a lado
- Seleção com justificativa obrigatória

### 5.4 Orçamento
- Planejamento anual por centro de custo e mês
- Acompanhamento realizado vs. planejado em tempo real
- Projeção de gastos com base no pipeline de demandas
- Alertas automáticos ao atingir 80% e 100% do orçamento
- Remanejamento entre centros de custo (com aprovação)

### 5.5 Fornecedores
- Cadastro completo (razão social, CNPJ, contato, especialidades)
- Gestão de certidões com alerta de vencimento
- Rating automático baseado em avaliações
- Histórico de OS e valores contratados
- Blacklist e restrições

### 5.6 Workflow
- Configuração de alçadas por faixa de valor
- Aprovação em cadeia (sequencial) ou paralela
- Notificações por e-mail e no sistema
- Prazo para aprovação com escalação automática
- Histórico completo de aprovações e rejeições

### 5.7 Ordens de Serviço
- Emissão automática após aprovação
- Número sequencial por ano
- Controle de datas (início, previsão, conclusão real)
- Status: Emitida → Em Execução → Concluída → Avaliada

### 5.8 Relatórios
- Gastos por local, categoria e fornecedor
- Economia gerada (valor estimado vs. contratado)
- Tempo médio de ciclo por etapa
- Exportação em PDF e Excel

## 6. Modelo de Negócio

### 6.1 Formato

**SaaS B2B** (Software as a Service) com cobrança recorrente mensal.

### 6.2 Pricing

| Plano | Unidades | Usuários | Preço/mês |
|---|---|---|---|
| **Starter** | Até 5 | Até 20 | R$ 1.500 |
| **Professional** | Até 20 | Até 100 | R$ 4.500 |
| **Enterprise** | Ilimitado | Ilimitado | Sob consulta |

**Adicional por unidade:** R$ 200/mês (plano Starter e Professional)
**Adicional por usuário:** R$ 50/mês

### 6.3 Modelo de Receita

- Assinatura mensal recorrente (MRR)
- Setup fee (implantação e treinamento): 2x o valor mensal
- Customizações sob demanda (hora técnica)

### 6.4 Mercado-Alvo

- Empresas com 10+ unidades (shoppings, escritórios, fábricas, hospitais)
- Áreas de Facilities / Manutenção / Infraestrutura
- Empresas de administração de condomínios corporativos
- Redes de varejo com muitas lojas

## 7. Diferenciais Competitivos

### 7.1 OCR em Propostas
Tecnologia de reconhecimento óptico para extrair valores de propostas enviadas em PDF ou imagem. Elimina a digitação manual e reduz erros.

### 7.2 Equalização Automática
Algoritmo que normaliza itens de diferentes propostas para comparação justa, mesmo quando fornecedores usam unidades, descrições ou agrupamentos diferentes.

### 7.3 Workflow de Alçadas
Motor de aprovação configurável por faixa de valor, com escalação automática, prazos e notificações. Garante conformidade e rastreabilidade total.

### 7.4 Orçamento em Tempo Real
Visão instantânea de planejado vs. realizado, com projeções baseadas no pipeline de demandas aprovadas e em andamento.

### 7.5 Rating de Fornecedores
Sistema de avaliação baseado em critérios objetivos (prazo, qualidade, comunicação) que alimenta o ranking automaticamente.

### 7.6 Audit Trail Completo
Toda ação no sistema é registrada com timestamp, usuário, IP e dados antes/depois. Compliance total para auditorias.

## 8. Roadmap de Evolução

### Fase 1 — MVP (Atual) ✅
- [x] Autenticação e RBAC
- [x] CRUD de demandas, fornecedores, propostas
- [x] Workflow de aprovação com alçadas
- [x] Dashboard com KPIs básicos
- [x] Orçamento planejado vs. realizado
- [x] Ordens de serviço

### Fase 2 — Q2 2025
- [ ] OCR para extração de valores de propostas
- [ ] App mobile (React Native) para aprovações rápidas
- [ ] Integração com ERP (SAP, TOTVS) via API
- [ ] Notificações push

### Fase 3 — Q3 2025
- [ ] Módulo de contratos (gestão de contratos recorrentes)
- [ ] Equalização automática de propostas com IA
- [ ] Portal do fornecedor (self-service)
- [ ] Multi-idioma (PT/EN/ES)

### Fase 4 — Q4 2025
- [ ] BI avançado com drill-down
- [ ] Predição de manutenção (ML)
- [ ] Marketplace de fornecedores
- [ ] White-label para revendas

## 9. Métricas de Sucesso

### 9.1 Métricas de Produto

| Métrica | Meta | Como medir |
|---|---|---|
| Tempo médio de ciclo da demanda | < 15 dias | Média de created_at até status CONCLUÍDA |
| % de demandas com 3+ propostas | > 80% | Demandas com 3+ propostas / total |
| % de aprovações no prazo | > 95% | Aprovações dentro do SLA configurado |
| Economia média por demanda | > 12% | (Valor estimado - valor contratado) / estimado |
| NPS do solicitante | > 70 | Pesquisa trimestral |

### 9.2 Métricas de Negócio

| Métrica | Meta Ano 1 | Meta Ano 2 |
|---|---|---|
| MRR (Receita Mensal Recorrente) | R$ 30.000 | R$ 150.000 |
| Clientes ativos | 10 | 40 |
| Churn mensal | < 3% | < 2% |
| CAC (Custo de Aquisição) | < R$ 5.000 | < R$ 4.000 |
| LTV (Lifetime Value) | > R$ 50.000 | > R$ 80.000 |
| LTV/CAC | > 10x | > 20x |

### 9.3 Métricas de Impacto no Cliente

- **Redução de 70%** no tempo gasto com gestão manual de cotações
- **Redução de 40%** no ciclo de aprovação
- **Economia média de 15%** em contratações por comparação efetiva
- **100% de rastreabilidade** em auditorias
- **Zero** propostas perdidas ou esquecidas

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*Documento gerado automaticamente — HEFESTO v1.0*