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Especificação Funcional — Sistema de Controle Orçamentário para Facilities (HEFESTO)

1. Objetivo do Sistema

Desenvolver um sistema integrado para gestão de demandas de Facilities, com foco em controle orçamentário, comparação de propostas, governança financeira, compliance e apoio à tomada de decisão.

O sistema deverá:

• Centralizar demandas de Facilities
• Controlar orçamento planejado x comprometido x realizado
• Automatizar comparação e equalização de propostas
• Suportar aprovações por alçada e fluxo sequencial
• Garantir rastreabilidade, auditoria e histórico decisório

2. Perfis de Usuário

Perfil	Descrição	Principais Permissões
Solicitante	Área demandante	Abertura e acompanhamento de demandas
Gestor de Facilities	Responsável operacional	Criar escopo, validar propostas, interagir com fornecedores
Aprovador Financeiro	Controle orçamentário	Aprovar/reprovar propostas conforme alçada
Diretoria	Aprovação estratégica	Aprovação de alto valor / exceções
Fornecedor	Prestador de serviço	Envio e revisão de propostas
Administrador	Governança do sistema	Cadastros, parâmetros e regras

2.1 Dashboard Inicial (Home)

O Dashboard é a tela inicial do sistema, oferecendo uma visão executiva e operacional em tempo real, adaptada conforme o perfil do usuário.

2.1.1 Indicadores Principais (Cards)

• Demandas Abertas
• Demandas em Cotação
• Propostas Pendentes de Avaliação
• Demandas em Aprovação
• Ordens de Serviço Ativas
• Demandas com Alerta de Orçamento

Cada card deve permitir drill-down para a lista filtrada correspondente.

2.1.2 Visões Gráficas

• Demandas por Status (Aberta, Em Cotação, Em Aprovação, Aprovada, Cancelada)
• Demandas por Categoria de Serviço
• Consumo Orçamento (Planejado x Comprometido x Realizado)
• Propostas por Fornecedor

Os gráficos devem permitir:

• Filtro por período
• Filtro por Centro de Custo
• Filtro por Local

2.1.3 Alertas e Pendências

• Propostas aguardando leitura/validação
• Demandas paradas acima do SLA
• Propostas acima do orçamento (>20%)
• Aprovações pendentes do usuário logado

Alertas devem ser destacados visualmente (cores/ícones).

2.1.4 Listas Operacionais (Quick Access)

• Minhas Demandas
• Demandas Críticas
• Propostas Pendentes
• Aprovações Pendentes

Cada item deve permitir navegação direta para a demanda/proposta.

2.1.5 Personalização por Perfil

• Gestor de Facilities: foco operacional e fornecedores
• Financeiro/Diretoria: foco em orçamento, valores e riscos
• Solicitante: acompanhamento de status

O sistema deve ocultar indicadores não relevantes ao perfil.

3. Cadastros Base (Tabelas de Apoio)

3.1 Locais / Unidades

• ID_Local
• Nome
• Endereço
• Centro de Custo
• Responsável pelo Centro de Custo

Regra: Toda demanda deve estar vinculada a um Local e Centro de Custo.

3.2 Categorias e Subcategorias de Serviço

• ID_Categoria
• Nome
• Subcategoria
• Criticidade Padrão
• SLA Padrão

3.3 Fornecedores

• Tipo Pessoa (Física / Jurídica)
• CPF / CNPJ
• Categorias Atendidas
• Rating Facilities (1 a 5)
• Certidões Obrigatórias
• Status das Certidões

Regra: Fornecedor com certidão vencida não pode receber OS.

3.4 Orçamento Planejado

• Ano / Mês
• Centro de Custo
• Categoria
• Valor Planejado
• Valor Comprometido (calculado)
• Valor Realizado (calculado)

3.5 Matriz de Aprovação (Alçadas)

• Centro de Custo
• Valor Mínimo
• Valor Máximo
• Perfil Aprovador
• Ordem Sequencial (se aplicável)

4. Gestão de Demandas

4.1 Abertura da Demanda

Campos principais:

• Título da Demanda
• Descrição
• Local
• Centro de Custo
• Categoria / Subcategoria
• Criticidade
• Data Desejada
• Upload de documentos (plantas, fotos, laudos)

4.2 Definição de Escopo

• Criação de Itens de Linha obrigatórios
  • Ex: Mão de Obra, Material, Equipamento
• Quantidade esperada (opcional)
• Observações técnicas

Validações:

• Não permitir publicação sem itens de linha
• Não permitir publicação sem CC e Local

5. Recebimento e Leitura de Propostas

5.1 Upload de Propostas

• Upload de PDF pelo fornecedor
• Versionamento automático (V1, V2, V3…)

5.2 OCR e Extração Inteligente

Campos extraídos:

• Valor Bruto
• Valor Líquido
• Impostos (ISS, INSS, PCC)
• Condição de Pagamento
• Prazo de Execução
• Data Estimada de Entrega

O sistema deve:

• Mapear itens da proposta com os itens de linha do escopo
• Calcular Match de Escopo (%)
• Indicar nível de confiabilidade da extração

6. Comparação e Equalização de Propostas

6.1 Painel Comparativo

• Visualização em grid das propostas
• Comparação por item, valor total, impostos e prazo
• Destaque da proposta benchmark (menor valor)

6.2 Deep Dive

• Clique em qualquer campo abre o trecho original do PDF
• Destaque visual da origem do dado

6.3 Anotações

• Comentários privados (internos)
• Comentários públicos (questionamentos ao fornecedor)
• Registro com data, hora e usuário

7. Controle Orçamentário

• Verificação automática de orçamento disponível
• Alertas de estouro (>20%)
• Bloqueio ou solicitação de revisão de escopo

8. Workflow de Aprovação

8.1 Regras Gerais

• Aprovação baseada no valor final da proposta selecionada
• Consulta automática à matriz de alçada

8.2 Modelo Híbrido

• Até o limite da alçada → aprovação automática
• Acima do limite → fluxo sequencial: Facilities → Financeiro → Diretoria

8.3 Exceções

• Demandas críticas/emergenciais
• Aprovação com ressalva (justificativa obrigatória)

9. Ordem de Serviço (OS)

• Geração automática após aprovação
• Bloqueio se fornecedor estiver irregular
• Registro de valores comprometidos no orçamento

10. Encerramento e Avaliação

• Confirmação da execução
• Avaliação do fornecedor
• Atualização do rating
• Consolidação do valor realizado

11. Relatórios, Auditoria e Analytics

• Consumo orçamentário por CC e Categoria
• Saving gerado
• Histórico completo de decisões
• Lead time por status
• Gargalos de aprovação
• Exportação para PDF e Excel

12. Requisitos Não Funcionais (Resumo)

• Controle de acesso por perfil
• Logs de auditoria
• Interface responsiva
• LGPD (tratamento de documentos e dados)