Major update: ESG, KPIs, metas, alertas, auditoria, documentos, importação, relatórios, subcategorias, dashboard orçamentos
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# Especificação Funcional — Sistema de Controle Orçamentário para Facilities (HEFESTO)
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## 1. Objetivo do Sistema
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Desenvolver um sistema integrado para gestão de demandas de Facilities, com foco em controle orçamentário, comparação de propostas, governança financeira, compliance e apoio à tomada de decisão.
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O sistema deverá:
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- Centralizar demandas de Facilities
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- Controlar orçamento planejado x comprometido x realizado
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- Automatizar comparação e equalização de propostas
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- Suportar aprovações por alçada e fluxo sequencial
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- Garantir rastreabilidade, auditoria e histórico decisório
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## 2. Perfis de Usuário
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| Perfil | Descrição | Principais Permissões |
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|--------|-----------|----------------------|
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| Solicitante | Área demandante | Abertura e acompanhamento de demandas |
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| Gestor de Facilities | Responsável operacional | Criar escopo, validar propostas, interagir com fornecedores |
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| Aprovador Financeiro | Controle orçamentário | Aprovar/reprovar propostas conforme alçada |
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| Diretoria | Aprovação estratégica | Aprovação de alto valor / exceções |
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| Fornecedor | Prestador de serviço | Envio e revisão de propostas |
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| Administrador | Governança do sistema | Cadastros, parâmetros e regras |
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### 2.1 Dashboard Inicial (Home)
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O Dashboard é a tela inicial do sistema, oferecendo uma visão executiva e operacional em tempo real, adaptada conforme o perfil do usuário.
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#### 2.1.1 Indicadores Principais (Cards)
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- Demandas Abertas
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- Demandas em Cotação
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- Propostas Pendentes de Avaliação
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- Demandas em Aprovação
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- Ordens de Serviço Ativas
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- Demandas com Alerta de Orçamento
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Cada card deve permitir drill-down para a lista filtrada correspondente.
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#### 2.1.2 Visões Gráficas
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- Demandas por Status (Aberta, Em Cotação, Em Aprovação, Aprovada, Cancelada)
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- Demandas por Categoria de Serviço
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- Consumo Orçamento (Planejado x Comprometido x Realizado)
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- Propostas por Fornecedor
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Os gráficos devem permitir:
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- Filtro por período
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- Filtro por Centro de Custo
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- Filtro por Local
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#### 2.1.3 Alertas e Pendências
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- Propostas aguardando leitura/validação
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- Demandas paradas acima do SLA
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- Propostas acima do orçamento (>20%)
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- Aprovações pendentes do usuário logado
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Alertas devem ser destacados visualmente (cores/ícones).
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#### 2.1.4 Listas Operacionais (Quick Access)
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- Minhas Demandas
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- Demandas Críticas
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- Propostas Pendentes
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- Aprovações Pendentes
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Cada item deve permitir navegação direta para a demanda/proposta.
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#### 2.1.5 Personalização por Perfil
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- Gestor de Facilities: foco operacional e fornecedores
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- Financeiro/Diretoria: foco em orçamento, valores e riscos
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- Solicitante: acompanhamento de status
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O sistema deve ocultar indicadores não relevantes ao perfil.
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## 3. Cadastros Base (Tabelas de Apoio)
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### 3.1 Locais / Unidades
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- ID_Local
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- Nome
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- Endereço
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- Centro de Custo
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- Responsável pelo Centro de Custo
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**Regra:** Toda demanda deve estar vinculada a um Local e Centro de Custo.
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### 3.2 Categorias e Subcategorias de Serviço
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- ID_Categoria
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- Nome
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- Subcategoria
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- Criticidade Padrão
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- SLA Padrão
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### 3.3 Fornecedores
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- Tipo Pessoa (Física / Jurídica)
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- CPF / CNPJ
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- Categorias Atendidas
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- Rating Facilities (1 a 5)
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- Certidões Obrigatórias
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- Status das Certidões
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**Regra:** Fornecedor com certidão vencida não pode receber OS.
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### 3.4 Orçamento Planejado
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- Ano / Mês
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- Centro de Custo
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- Categoria
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- Valor Planejado
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- Valor Comprometido (calculado)
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- Valor Realizado (calculado)
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### 3.5 Matriz de Aprovação (Alçadas)
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- Centro de Custo
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- Valor Mínimo
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- Valor Máximo
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- Perfil Aprovador
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- Ordem Sequencial (se aplicável)
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## 4. Gestão de Demandas
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### 4.1 Abertura da Demanda
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Campos principais:
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- Título da Demanda
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- Descrição
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- Local
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- Centro de Custo
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- Categoria / Subcategoria
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- Criticidade
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- Data Desejada
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- Upload de documentos (plantas, fotos, laudos)
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### 4.2 Definição de Escopo
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- Criação de Itens de Linha obrigatórios
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- Ex: Mão de Obra, Material, Equipamento
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- Quantidade esperada (opcional)
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- Observações técnicas
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**Validações:**
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- Não permitir publicação sem itens de linha
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- Não permitir publicação sem CC e Local
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## 5. Recebimento e Leitura de Propostas
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### 5.1 Upload de Propostas
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- Upload de PDF pelo fornecedor
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- Versionamento automático (V1, V2, V3…)
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### 5.2 OCR e Extração Inteligente
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Campos extraídos:
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- Valor Bruto
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- Valor Líquido
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- Impostos (ISS, INSS, PCC)
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- Condição de Pagamento
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- Prazo de Execução
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- Data Estimada de Entrega
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O sistema deve:
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- Mapear itens da proposta com os itens de linha do escopo
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- Calcular Match de Escopo (%)
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- Indicar nível de confiabilidade da extração
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## 6. Comparação e Equalização de Propostas
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### 6.1 Painel Comparativo
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- Visualização em grid das propostas
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- Comparação por item, valor total, impostos e prazo
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- Destaque da proposta benchmark (menor valor)
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### 6.2 Deep Dive
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- Clique em qualquer campo abre o trecho original do PDF
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- Destaque visual da origem do dado
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### 6.3 Anotações
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- Comentários privados (internos)
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- Comentários públicos (questionamentos ao fornecedor)
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- Registro com data, hora e usuário
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## 7. Controle Orçamentário
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- Verificação automática de orçamento disponível
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- Alertas de estouro (>20%)
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- Bloqueio ou solicitação de revisão de escopo
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## 8. Workflow de Aprovação
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### 8.1 Regras Gerais
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- Aprovação baseada no valor final da proposta selecionada
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- Consulta automática à matriz de alçada
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### 8.2 Modelo Híbrido
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- Até o limite da alçada → aprovação automática
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- Acima do limite → fluxo sequencial: Facilities → Financeiro → Diretoria
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### 8.3 Exceções
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- Demandas críticas/emergenciais
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- Aprovação com ressalva (justificativa obrigatória)
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## 9. Ordem de Serviço (OS)
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- Geração automática após aprovação
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- Bloqueio se fornecedor estiver irregular
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- Registro de valores comprometidos no orçamento
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## 10. Encerramento e Avaliação
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- Confirmação da execução
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- Avaliação do fornecedor
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- Atualização do rating
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- Consolidação do valor realizado
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## 11. Relatórios, Auditoria e Analytics
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- Consumo orçamentário por CC e Categoria
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- Saving gerado
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- Histórico completo de decisões
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- Lead time por status
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- Gargalos de aprovação
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- Exportação para PDF e Excel
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## 12. Requisitos Não Funcionais (Resumo)
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- Controle de acesso por perfil
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- Logs de auditoria
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- Interface responsiva
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- LGPD (tratamento de documentos e dados)
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