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- Backend NestJS com 12 módulos - Frontend React com dashboard e gestão - Manuais técnico e de negócios (MD + PDF) - Workflow de aprovação com alçadas - RBAC com 6 perfis de acesso
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# HEFESTO — Manual de Negócios
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**Sistema de Controle Orçamentário para Facilities**
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Versão 1.0 | Fevereiro 2025
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## 1. Visão Geral do Produto
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O **HEFESTO** é uma plataforma web para gestão integrada de Facilities, cobrindo todo o ciclo de vida de uma demanda de serviço — da abertura até a avaliação pós-execução — com controle orçamentário, workflow de aprovações e gestão de fornecedores.
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O nome faz referência a **Hefesto**, o deus grego da forja e da construção, simbolizando a solidez e precisão que o sistema traz à gestão de instalações e infraestrutura.
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## 2. Problema que Resolve
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### Cenário Atual (sem HEFESTO)
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A gestão de Facilities em empresas de médio e grande porte sofre com:
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- **Demandas por e-mail e WhatsApp:** Solicitações de manutenção, reformas e serviços chegam de forma desorganizada, sem rastreabilidade
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- **Propostas em planilhas Excel:** Comparação manual de cotações, sujeita a erros e vieses
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- **Orçamento sem visibilidade:** Gestores não sabem quanto já gastaram vs. quanto planejaram até consultar o financeiro
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- **Aprovações por e-mail:** Cadeia de aprovação informal, sem registro de quem aprovou o quê e quando
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- **Fornecedores sem controle:** Certidões vencidas, avaliações subjetivas, concentração em poucos prestadores
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- **Zero rastreabilidade:** Impossível saber o status de uma demanda sem ligar para alguém
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### Com o HEFESTO
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| Antes | Depois |
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| Demanda por e-mail | Formulário digital com SLA automático |
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| Planilha de cotação | Comparativo automático com equalização |
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| Aprovação informal | Workflow com alçadas e registro completo |
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| Orçamento no escuro | Dashboard em tempo real, planejado vs. realizado |
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| Fornecedor sem controle | Cadastro com certidões, rating e histórico |
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| Sem visibilidade | Painel executivo com KPIs e alertas |
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## 3. Perfis de Usuário e Jornadas
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### 3.1 Solicitante
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**Quem é:** Gerente de unidade, coordenador, colaborador que identifica uma necessidade.
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**Jornada típica:**
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1. Faz login no HEFESTO
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2. Abre nova demanda descrevendo o serviço necessário
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3. Seleciona local, categoria e prioridade
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4. Acompanha o status da demanda em tempo real
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5. Recebe notificações de cada mudança de status
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6. Avalia o serviço após conclusão
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### 3.2 Gestor de Facilities
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**Quem é:** Profissional responsável pela operação de Facilities.
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**Jornada típica:**
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1. Visualiza dashboard com demandas pendentes e indicadores
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2. Analisa e complementa o escopo das demandas recebidas
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3. Seleciona fornecedores e envia pedidos de cotação
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4. Recebe e compara propostas (com auxílio de OCR e equalização)
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5. Seleciona a melhor proposta e encaminha para aprovação
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6. Após aprovação, emite Ordem de Serviço
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7. Acompanha execução e prazos
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8. Registra conclusão e solicita avaliação
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### 3.3 Aprovador Financeiro
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**Quem é:** Controller, gerente financeiro, analista de orçamento.
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**Jornada típica:**
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1. Recebe notificação de demanda aguardando aprovação financeira
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2. Analisa valor vs. orçamento disponível no centro de custo
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3. Consulta comparativo de propostas e justificativa
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4. Aprova, rejeita ou devolve para correção
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5. Monitora orçamento planejado vs. realizado
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### 3.4 Diretoria
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**Quem é:** Diretor de operações, CFO, CEO.
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**Jornada típica:**
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1. Aprova demandas de alto valor (acima da alçada do financeiro)
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2. Acompanha dashboard executivo com visão macro
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3. Analisa tendências de gastos e projeções
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### 3.5 Fornecedor
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**Quem é:** Prestador de serviços cadastrado no sistema.
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**Jornada típica:**
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1. Recebe convite de cotação por e-mail
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2. Acessa o HEFESTO e submete proposta com valores e documentos
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3. Acompanha se foi selecionado
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4. Recebe Ordem de Serviço
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5. Registra conclusão do trabalho
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### 3.6 Admin
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**Quem é:** Administrador do sistema (TI ou gestor principal).
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**Jornada típica:**
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1. Configura locais, centros de custo e categorias
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2. Gerencia usuários e perfis de acesso
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3. Define alçadas de aprovação
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4. Monitora audit log e saúde do sistema
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## 4. Fluxo Completo de uma Demanda
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```
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┌──────────┐ ┌──────────┐ ┌──────────┐ ┌──────────────┐
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│ ABERTURA │───►│ ESCOPO │───►│ COTAÇÃO │───►│ PROPOSTAS │
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│ │ │ │ │ │ │ RECEBIDAS │
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└──────────┘ └──────────┘ └──────────┘ └──────┬───────┘
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Solicitante Gestor Fac. Gestor Fac. │
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▼
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┌──────────┐ ┌──────────┐ ┌──────────┐ ┌──────────────┐
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│AVALIAÇÃO │◄───│CONCLUÍDA │◄───│EXECUÇÃO │◄───│ APROVAÇÃO │
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│ │ │ │ │ │ │ (Workflow) │
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└──────────┘ └──────────┘ └──────────┘ └──────────────┘
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Solicitante Gestor Fac. Fornecedor Financ./Diret.
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```
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### Etapas Detalhadas
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1. **Abertura:** Solicitante descreve a necessidade, seleciona local, categoria e prioridade
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2. **Escopo:** Gestor de Facilities detalha os itens de linha, quantidades e especificações técnicas
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3. **Cotação:** Gestor seleciona 3+ fornecedores e envia convite de cotação
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4. **Propostas Recebidas:** Fornecedores submetem suas propostas com valores e documentos
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5. **Comparação:** Sistema gera quadro comparativo automático com equalização de itens
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6. **Aprovação:** Demanda segue workflow de alçadas conforme valor total
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7. **Ordem de Serviço:** Após aprovação, OS é emitida automaticamente para o fornecedor selecionado
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8. **Execução:** Fornecedor executa o serviço; gestor acompanha prazos e SLA
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9. **Avaliação:** Solicitante e gestor avaliam qualidade, prazo e comunicação do fornecedor
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## 5. Funcionalidades por Módulo
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### 5.1 Dashboard
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- KPIs em tempo real (demandas abertas, em aprovação, gastos do mês)
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- Gráfico de gastos por local e categoria
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- Evolução mensal de gastos (planejado vs. realizado)
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- Ranking de fornecedores por nota
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- Indicadores de SLA (% dentro do prazo)
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- Alertas de certidões vencendo e orçamento estourando
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### 5.2 Demandas
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- Criação com formulário guiado (wizard)
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- Itens de linha com quantidade, unidade e valor estimado
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- Filtros por status, local, categoria, período e responsável
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- Timeline visual de cada demanda
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- Anexos e comentários
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### 5.3 Propostas
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- Submissão pelo fornecedor com upload de documentos
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- **OCR automático:** Extração de valores de propostas em PDF/imagem
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- **Equalização automática:** Normalização de itens para comparação justa
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- Quadro comparativo lado a lado
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- Seleção com justificativa obrigatória
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### 5.4 Orçamento
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- Planejamento anual por centro de custo e mês
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- Acompanhamento realizado vs. planejado em tempo real
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- Projeção de gastos com base no pipeline de demandas
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- Alertas automáticos ao atingir 80% e 100% do orçamento
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- Remanejamento entre centros de custo (com aprovação)
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### 5.5 Fornecedores
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- Cadastro completo (razão social, CNPJ, contato, especialidades)
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- Gestão de certidões com alerta de vencimento
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- Rating automático baseado em avaliações
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- Histórico de OS e valores contratados
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- Blacklist e restrições
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### 5.6 Workflow
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- Configuração de alçadas por faixa de valor
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- Aprovação em cadeia (sequencial) ou paralela
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- Notificações por e-mail e no sistema
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- Prazo para aprovação com escalação automática
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- Histórico completo de aprovações e rejeições
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### 5.7 Ordens de Serviço
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- Emissão automática após aprovação
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- Número sequencial por ano
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- Controle de datas (início, previsão, conclusão real)
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- Status: Emitida → Em Execução → Concluída → Avaliada
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### 5.8 Relatórios
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- Gastos por local, categoria e fornecedor
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- Economia gerada (valor estimado vs. contratado)
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- Tempo médio de ciclo por etapa
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- Exportação em PDF e Excel
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## 6. Modelo de Negócio
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### 6.1 Formato
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**SaaS B2B** (Software as a Service) com cobrança recorrente mensal.
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### 6.2 Pricing
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| Plano | Unidades | Usuários | Preço/mês |
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|---|---|---|---|
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| **Starter** | Até 5 | Até 20 | R$ 1.500 |
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| **Professional** | Até 20 | Até 100 | R$ 4.500 |
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| **Enterprise** | Ilimitado | Ilimitado | Sob consulta |
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**Adicional por unidade:** R$ 200/mês (plano Starter e Professional)
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**Adicional por usuário:** R$ 50/mês
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### 6.3 Modelo de Receita
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- Assinatura mensal recorrente (MRR)
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- Setup fee (implantação e treinamento): 2x o valor mensal
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- Customizações sob demanda (hora técnica)
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### 6.4 Mercado-Alvo
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- Empresas com 10+ unidades (shoppings, escritórios, fábricas, hospitais)
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- Áreas de Facilities / Manutenção / Infraestrutura
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- Empresas de administração de condomínios corporativos
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- Redes de varejo com muitas lojas
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## 7. Diferenciais Competitivos
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### 7.1 OCR em Propostas
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Tecnologia de reconhecimento óptico para extrair valores de propostas enviadas em PDF ou imagem. Elimina a digitação manual e reduz erros.
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### 7.2 Equalização Automática
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Algoritmo que normaliza itens de diferentes propostas para comparação justa, mesmo quando fornecedores usam unidades, descrições ou agrupamentos diferentes.
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### 7.3 Workflow de Alçadas
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Motor de aprovação configurável por faixa de valor, com escalação automática, prazos e notificações. Garante conformidade e rastreabilidade total.
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### 7.4 Orçamento em Tempo Real
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Visão instantânea de planejado vs. realizado, com projeções baseadas no pipeline de demandas aprovadas e em andamento.
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### 7.5 Rating de Fornecedores
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Sistema de avaliação baseado em critérios objetivos (prazo, qualidade, comunicação) que alimenta o ranking automaticamente.
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### 7.6 Audit Trail Completo
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Toda ação no sistema é registrada com timestamp, usuário, IP e dados antes/depois. Compliance total para auditorias.
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## 8. Roadmap de Evolução
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### Fase 1 — MVP (Atual) ✅
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- [x] Autenticação e RBAC
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- [x] CRUD de demandas, fornecedores, propostas
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- [x] Workflow de aprovação com alçadas
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- [x] Dashboard com KPIs básicos
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- [x] Orçamento planejado vs. realizado
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- [x] Ordens de serviço
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### Fase 2 — Q2 2025
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- [ ] OCR para extração de valores de propostas
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- [ ] App mobile (React Native) para aprovações rápidas
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- [ ] Integração com ERP (SAP, TOTVS) via API
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- [ ] Notificações push
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### Fase 3 — Q3 2025
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- [ ] Módulo de contratos (gestão de contratos recorrentes)
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- [ ] Equalização automática de propostas com IA
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|
- [ ] Portal do fornecedor (self-service)
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- [ ] Multi-idioma (PT/EN/ES)
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### Fase 4 — Q4 2025
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- [ ] BI avançado com drill-down
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- [ ] Predição de manutenção (ML)
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- [ ] Marketplace de fornecedores
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|
- [ ] White-label para revendas
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## 9. Métricas de Sucesso
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### 9.1 Métricas de Produto
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| Métrica | Meta | Como medir |
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|---|---|---|
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| Tempo médio de ciclo da demanda | < 15 dias | Média de created_at até status CONCLUÍDA |
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| % de demandas com 3+ propostas | > 80% | Demandas com 3+ propostas / total |
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| % de aprovações no prazo | > 95% | Aprovações dentro do SLA configurado |
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| Economia média por demanda | > 12% | (Valor estimado - valor contratado) / estimado |
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| NPS do solicitante | > 70 | Pesquisa trimestral |
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### 9.2 Métricas de Negócio
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| Métrica | Meta Ano 1 | Meta Ano 2 |
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|---|---|---|
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| MRR (Receita Mensal Recorrente) | R$ 30.000 | R$ 150.000 |
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| Clientes ativos | 10 | 40 |
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| Churn mensal | < 3% | < 2% |
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| CAC (Custo de Aquisição) | < R$ 5.000 | < R$ 4.000 |
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| LTV (Lifetime Value) | > R$ 50.000 | > R$ 80.000 |
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| LTV/CAC | > 10x | > 20x |
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### 9.3 Métricas de Impacto no Cliente
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- **Redução de 70%** no tempo gasto com gestão manual de cotações
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- **Redução de 40%** no ciclo de aprovação
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- **Economia média de 15%** em contratações por comparação efetiva
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- **100% de rastreabilidade** em auditorias
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|
- **Zero** propostas perdidas ou esquecidas
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*Documento gerado automaticamente — HEFESTO v1.0*
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